ARTIGO 1º – OBJETO
As presentes Condições Gerais de Contratação aplicam-se a todos os serviços prestados pela FORLOPD Portugal, Lda. (doravante designados, indistintamente, por “Serviço” ou “Serviços”).
ARTIGO 2º – CONDIÇÕES PARTICULARES DE CONTRATAÇÃO
No momento da contratação dos Serviços, a FORLOPD fornecerá informação detalhada sobre as tarifas, bem como outras condições comerciais e económicas relevantes. Estes dados, juntamente com a informação necessária fornecida pelo CLIENTE para a celebração e execução dos Serviços, constituem as condições específicas que regem a relação entre o CLIENTE e a FORLOPD. Estas Condições Particulares, em conjunto com as presentes Condições Gerais, formam o contrato que regula a relação entre o CLIENTE e a FORLOPD.
ARTIGO 3º – CONDIÇÕES GERAIS DE CONTRATAÇÃO
3.1. DURAÇÃO DO CONTRATO
O presente contrato terá uma duração inicial de doze (12) meses, findo a qual se considerará automaticamente prorrogado por períodos anuais, salvo se qualquer das partes manifestar expressamente a sua vontade em contrário, com uma antecedência mínima de trinta (30) dias relativamente à data de término do período inicial ou de qualquer das suas prorrogações.
Caso se manifeste a vontade de não prorrogar o contrato, a comunicação deverá ser efetuada de forma inequívoca e registada por escrito. Neste contexto, a FORLOPD emitirá um comprovativo que ateste a cessação e valide o processo de término do contrato. Qualquer notificação adicional relacionada com este processo deverá igualmente ser realizada por meios escritos e com prova de envio.
Para os efeitos descritos, o CLIENTE poderá utilizar o seguinte endereço de correio eletrónico: sales@forlopd.pt ou dirigir o seu pedido ao técnico/DPO designado.
Sem prejuízo do disposto anteriormente e tendo em conta a natureza do serviço prestado, poderá ser estabelecida uma duração inferior nas Condições Particulares subscritas pelas Partes.
3.2. PREÇO, CONDIÇÕES E MÉTODO DE PAGAMENTO
O custo anual do serviço e as condições de pagamento, bem como qualquer particularidade adicional, serão os constantes no Orçamento assinado pelo CLIENTE no momento da contratação.
Relativamente ao pagamento, estabelece-se que o CLIENTE liquidará o valor da fatura através de pagamento único efetuado por débito direto. Excecionalmente, será aceite o pagamento por transferência bancária, devendo tal condição ser indicada nas Condições Particulares constantes do orçamento. Do mesmo modo, no orçamento serão definidas quaisquer condições de pagamento diferentes das anteriormente mencionadas.
A cobrança será efetuada decorridos cinco dias após o início dos trabalhos, salvo acordo em contrário entre as Partes, devidamente expresso nas respetivas Condições Particulares de Contratação.
Uma vez concluída a duração inicial do serviço contratado, em caso de prorrogação, a FORLOPD reserva-se o direito de rever as condições e a atividade da entidade, com o objetivo de ajustar o preço inicial do contrato. Esta alteração poderá implicar um aumento ou uma redução do custo, dependendo das circunstâncias verificadas durante o período anterior.
Caso seja concedido um desconto sobre o custo total do serviço orçamentado, este será aplicável apenas durante o primeiro ano de vigência do contrato. A partir do segundo ano e nas renovações subsequentes, o serviço será faturado pelo valor integral, salvo se ambas as partes acordarem por escrito, antes da renovação, manter o desconto inicial ou estabelecer um diferente. Neste contexto, qualquer acordo deverá ser formalizado através de uma adenda ao contrato ou comunicação escrita assinada por ambas as partes, refletindo as condições específicas aplicáveis a esse benefício.
O preço estipulado no presente contrato será ajustado de acordo com os aumentos do IPC (Índice de Preços no Consumidor) que possam ocorrer em cada ano de prestação do serviço, conforme os índices publicados pelo INE (Instituto Nacional de Estatística). Esta atualização das tarifas não implicará qualquer alteração nas Condições estabelecidas no presente contrato. Consequentemente, a sua aplicação não confere ao cliente o direito de rescindir ou terminar antecipadamente o contrato sem cumprir os compromissos contratuais previamente assumidos.
3.3. TERMOS E CONDIÇÕES GERAIS DE SERVIÇO
A aceitação deste documento implica que o CLIENTE:
- Leu e compreendeu o que está estabelecido nas Condições Particulares e Gerais do Contrato.
- Que é uma pessoa com capacidade suficiente para contratar.
- Que assume todas as obrigações aqui estabelecidas.
Mediante a assinatura do presente contrato, ambas as Partes se comprometem a cumprir as estipulações aqui previstas e as obrigações nelas assumidas. Este contrato é vinculativo a partir da sua data de entrada em vigor e não poderá ser rescindido antecipadamente, salvo nos termos estabelecidos na Cláusula 3.4, relativa à suspensão e resolução do contrato.
3.3.1. Funcionamento do serviço
Contrata os Serviços especificados no Orçamento subscrito durante o período de vigência estipulado na Cláusula 3.1 das presentes Condições Gerais de Contratação.
No referido Orçamento, serão estabelecidas as Condições Particulares que regem o funcionamento do Serviço prestado pela FORLOPD. Além disso, no dossiê fornecido, será definido o conteúdo dos Serviços prestados.
3.3.2. Utilização correta do serviço
O CLIENTE compromete-se a utilizar o Serviço em conformidade com a lei, a moral, os bons costumes geralmente aceites e a ordem pública, bem como a abster-se de utilizar qualquer funcionalidade do Serviço para fins ou efeitos ilícitos, lesivos dos direitos ou interesses de terceiros, ou que, de qualquer forma, possam danificar, inutilizar, sobrecarregar ou deteriorar os Serviços prestados pela FORLOPD.
É da responsabilidade do CLIENTE garantir que toda a informação comunicada ou transmitida ao consultor da FORLOPD seja verdadeira, exata e atualizada. Neste contexto, é imperativo que os dados fornecidos reflitam a realidade de forma precisa. Para os devidos efeitos, a FORLOPD não se responsabiliza por quaisquer problemas que possam surgir como consequência do incumprimento da presente cláusula, ficando isenta de qualquer responsabilidade decorrente da inexatidão, falta de veracidade ou desatualização da informação fornecida pelo CLIENTE.
Para garantir o correto funcionamento do serviço, é imperativo que o CLIENTE colabore ativamente, fornecendo atempadamente as informações pertinentes. O incumprimento desta obrigação por parte do CLIENTE isentará o prestador de qualquer responsabilidade relativamente a eventuais atrasos ou deficiências na prestação do serviço.
A documentação fornecida ao CLIENTE destina-se exclusivamente à utilização pela entidade contratante. Caso o CLIENTE faça uso indevido dessa documentação, a partilhe com terceiros ou a utilize para outras entidades, a FORLOPD reserva-se o direito de adotar as medidas legais necessárias para salvaguardar os seus interesses e direitos contratuais.
3.4. SUSPENSÃO E RESCISÃO DO CONTRATO
Este Acordo pode ser rescindido pelas seguintes razões:
- Em caso de incumprimento de pagamento, a FORLOPD poderá declarar resolvido e extinto o presente contrato e os seus anexos sucessivos, sem necessidade de qualquer interpelação ao CLIENTE e sem prejuízo do direito de reclamar os montantes devidos correspondentes à quota anual. O responsável pelo incumprimento deverá pagar os juros de mora vencidos até ao momento do pagamento efetivo das quantias em dívida, bem como será responsável pelos danos e prejuízos causados pelo mesmo. Por sua vez, o CLIENTE poderá considerar o contrato resolvido em casos de incumprimento das obrigações da FORLOPD na execução do mesmo.
- No termo de qualquer período previamente estabelecido, cumprindo os prazos de pré-aviso previstos no presente Contrato, sem necessidade de justificar o motivo ou de prestar qualquer indemnização.
- Pela ocorrência da circunstância mencionada na Cláusula 3.7, relativa à recusa em seguir as instruções/recomendações da FORLOPD, bem como por qualquer impacto negativo na reputação da FORLOPD por causas imputáveis ao CLIENTE.
- Por mútuo acordo das Partes, formalizado por escrito.
3.5. PROTEÇÃO DE DADOS
As Partes comprometem-se a respeitar, em todos os momentos, a legislação vigente em matéria de proteção de dados de carácter pessoal, no âmbito do presente Contrato.
Em cumprimento do Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016, e da Lei n.º 58/2019, de 8 de agosto, relativa à Proteção de Dados Pessoais e garantia dos direitos digitais, as Partes tratarão os dados pessoais referentes às pessoas signatárias deste contrato e/ou aos representantes de ambas, com base no seu interesse legítimo e com a finalidade de gerir a relação comercial, bem como de cumprir as obrigações decorrentes do mesmo.
Os titulares dos dados poderão exercer, a qualquer momento, os direitos de acesso, retificação, eliminação e demais direitos reconhecidos na legislação mencionada, dirigindo-se à Parte responsável pelo tratamento dos dados, para a morada indicada no cabeçalho do presente contrato.
Sem prejuízo do anterior, a FORLOPD disponibiliza como canal para solicitar informações adicionais sobre o tratamento dos dados pessoais, bem como para exercer os direitos acima referidos, o endereço de correio eletrónico: sales@forlopd.pt.
Para os efeitos adequados, estabelece-se que os dados dos signatários não serão cedidos a terceiros, salvo se tal for estritamente necessário para cumprir uma obrigação legal.
No que diz respeito aos dados pessoais a que ambas as partes têm acesso ao abrigo deste contrato, as partes comprometem-se mutuamente a:
- Manter a máxima confidencialidade sobre toda a informação que lhe seja fornecida ou à qual tenha acesso em consequência da execução do presente contrato/acordo.
- Guardar e impedir o acesso, por parte de terceiros alheios ao presente contrato/acordo, aos dados e informações pertencentes à outra Parte.
- Evitar a alteração, perda, tratamento ou acesso não autorizado aos dados pessoais aqui referidos.
- Garantir o nível de segurança adequado, em conformidade com a legislação de proteção de dados.
Mediante a assinatura do presente documento, as Partes declaram e garantem que os dados fornecidos são verdadeiros, exatos, completos e encontram-se atualizados, comprometendo-se ambas a informar qualquer alteração relativamente aos mesmos, sendo as únicas responsáveis pelos danos ou prejuízos, diretos ou indiretos, que possam ocorrer como consequência do incumprimento da presente cláusula.
3.5.1. Subcontratação do tratamento
Esta regulamentação não é aplicável ao serviço de Canal de Denúncias, devendo, neste caso, consultar-se o Anexo específico relativo a esse serviço.
Nos termos do contrato celebrado entre as Partes, é inerente que o SUBCONTRATANTE proceda ao tratamento de dados pessoais por conta do RESPONSÁVEL PELO TRATAMENTO. Assim, em cumprimento do disposto no artigo 28.º do RGPD, ambas as Partes acordam livremente regular o acesso e o tratamento dos dados pessoais de acordo com as seguintes CLÁUSULAS:
- Tipo de dados – Para a execução das prestações decorrentes do cumprimento do objeto deste encargo, o RESPONSÁVEL PELO TRATAMENTO colocará à disposição do SUBCONTRATANTE a informação indicada no Anexo relativo ao serviço contratado. É possível aceder ao referido documento na secção “Anexos” das Condições de Contratação, cujo link se encontra no orçamento.
- Obrigações do Responsável
- Verificar que o SUBCONTRATANTE oferece garantias suficientes para assegurar a proteção dos direitos dos titulares dos dados.
- Entregar ao subcontratante os dados referidos na cláusula anterior.
- Assegurar o cumprimento do RGPD por parte do subcontratante e supervisionar o tratamento, incluindo a realização de inspeções e auditorias.
- Comunicar ao SUBCONTRATANTE qualquer alteração que ocorra nos dados pessoais fornecidos, para que possam ser atualizados.
- Responder aos eventuais pedidos de exercício dos direitos de acesso, retificação, eliminação, oposição e demais direitos reconhecidos pelo RGPD que lhe sejam dirigidos.
- Realizar, quando aplicável, uma Avaliação de Impacto sobre a Proteção de Dados (AIPD).
- Obrigações do Subcontratante
- Utilizar os dados pessoais objeto do tratamento apenas para a finalidade do encargo. Em nenhum caso poderá utilizar os dados para fins próprios nem modificá-los, corrigi-los e/ou alterá-los sem autorização prévia por escrito.
- Tratar os dados de acordo com as instruções fornecidas pelo RESPONSÁVEL PELO TRATAMENTO. Caso considere que alguma instrução infringe o RGPD ou qualquer outra norma de proteção de dados, deverá informar imediatamente e sem demora o RESPONSÁVEL PELO TRATAMENTO.
- Garantir a fiabilidade de qualquer empregado, agente, contratante ou outra pessoa que possa ter acesso aos dados pessoais do RESPONSÁVEL PELO TRATAMENTO, assegurando o seu compromisso de confidencialidade.
- Não comunicar os dados a terceiros, salvo se tiver autorização expressa do RESPONSÁVEL PELO TRATAMENTO ou nos casos legalmente admissíveis.
Por este meio, e com a finalidade de gerir a formação programada relacionada com os serviços prestados, autoriza-se o SUBCONTRATANTE a ceder, sempre que necessário, os seus dados à seguinte entidade:
| Razón Social / NIF | Contacto | Servicios | Ubicación (Servidores) |
| SERVIFORMA | SERVICIOS FORMATIVOS EN MATERIA LABORAL S.L., B88046487 | 963122868 | Gestión de Formación | Valencia |
- Manter à disposição do RESPONSÁVEL PELO TRATAMENTO, mediante pedido por escrito deste, toda a documentação necessária para comprovar o cumprimento do RGPD.
- Manter, por escrito, o registo das atividades exigido pelo artigo 30.º do RGPD.
- Prestar assistência razoável ao RESPONSÁVEL PELO TRATAMENTO relativamente ao tratamento dos dados pessoais que realiza por conta deste.
- Segurança dos dados pessoais – O SUBCONTRATANTE deverá implementar procedimentos técnicos adequados e medidas organizativas para garantir a confidencialidade, integridade e disponibilidade dos dados, bem como a resiliência dos sistemas e serviços de tratamento; assegurar a restauração da disponibilidade dos dados na sequência de incidentes; encriptar e pseudonimizar os dados sempre que possível; e, verificar e avaliar regularmente a eficácia das medidas implementadas.
- Subcontratação – O RESPONSÁVEL PELO TRATAMENTO autoriza a subcontratação, por parte do SUBCONTRATANTE, caso seja necessário, à seguinte entidade:
| Razón Social / NIF | Contacto | Servicios | Ubicación (Servidores) |
| CIBER FORLOPD, S.L. B01752518 | 963122868 | Asesoramiento en materia de Ciberseguridad | Valencia (España) |
Compete ao SUBCONTRATANTE regular a nova relação com o SUBCONTRATADO, de forma que este fique sujeito às mesmas condições, obrigações e requisitos formais que o próprio, no que respeita ao adequado tratamento dos dados pessoais e à garantia dos direitos dos titulares dos dados.
Em caso de incumprimento por parte do SUBCONTRATANTE, o processador inicial permanecerá totalmente responsável perante o RESPONSÁVEL PELOS DADOS pelo cumprimento das obrigações.
O SUBCONTRATANTE compromete-se a informar o RESPONSÁVEL PELO TRATAMENTO sobre qualquer alteração prevista na incorporação ou substituição de outros subcontratantes, com a devida antecedência (cinco (5) dias úteis) e de forma comprovada, dando assim ao RESPONSÁVEL PELO TRATAMENTO a oportunidade de se opor a essas alterações.
Caso, em data posterior à assinatura do presente contrato, o SUBCONTRATANTE decida subcontratar outro serviço, deverá comunicar essa intenção ao RESPONSÁVEL PELO TRATAMENTO com uma antecedência mínima de cinco (5) dias úteis e por escrito, para que este possa opor-se. A subcontratação apenas poderá ser realizada se o RESPONSÁVEL PELO TRATAMENTO manifestar a sua aceitação no prazo de cinco (5) dias a contar da solicitação expressa do SUBCONTRATANTE.
- Direitos do interessado – O SUBCONTRATANTE deverá notificar o RESPONSÁVEL PELO TRATAMENTO para o email indicado pelo CLIENTE como meio de contacto, de forma imediata e no prazo máximo de dois (2) dias úteis após a receção do pedido apresentado por um titular de dados relativamente ao exercício de quaisquer direitos previstos nos artigos 15.º a 22.º do RGPD, fornecendo ao RESPONSÁVEL PELO TRATAMENTO todos os detalhes, cópias da reclamação, comunicação, pedido e quaisquer outros elementos de que disponha a esse respeito.
- Direito à informação – Compete ao RESPONSÁVEL PELO TRATAMENTO assegurar o direito à informação no momento da recolha dos dados. Caso, para a prestação do serviço objeto do presente contrato, seja necessário proceder à recolha de dados pessoais, o SUBCONTRATANTE deverá garantir o cumprimento do direito à informação nos termos da legislação aplicável em matéria de proteção de dados. Nessa situação, o SUBCONTRATANTE ficará responsável pela guarda dos formulários de recolha de dados (automatizados ou não automatizados) e deverá mantê-los à disposição do RESPONSÁVEL PELO TRATAMENTO.
- Violações de segurança – O SUBCONTRATANTE obriga-se a notificar o RESPONSÁVEL PELO TRATAMENTO para o email indicado pelo CLIENTE como meio de contacto, sem demora injustificada e, em qualquer caso, no prazo máximo de vinte e quatro (24) horas após ter conhecimento ou suspeita razoável de uma violação de segurança que afete dados pessoais, especificando a natureza do incidente, a categoria e o número de titulares afetados, as possíveis consequências para estes e as medidas adotadas ou propostas para resolver a situação. Caso não seja possível fornecer todas as informações de forma simultânea, estas deverão ser comunicadas de forma faseada, sem demora injustificada.
- Transferências Internacionais de Dados – O SUBCONTRATANTE compromete-se a não tratar dados pessoais por conta do RESPONSÁVEL PELO TRATAMENTO nem a permitir que qualquer subcontratante trate dados pessoais em países terceiros, salvo se o RESPONSÁVEL PELO TRATAMENTO o autorizar previamente por escrito e mediante uma adenda ao presente contrato. Nesse caso, deverá observar-se o disposto nos artigos 45.º e 46.º do RGPD.
- Destino dos dados pessoais sujeitos ao tratamento – Extinto o Contrato principal por qualquer causa, o SUBCONTRATANTE deverá, à escolha do RESPONSÁVEL PELO TRATAMENTO, devolver uma cópia completa de todos os dados pessoais tratados por sua conta, através de transferência segura de ficheiros no formato indicado pelo RESPONSÁVEL, ou proceder à eliminação segura de todas as cópias, bases de dados, ficheiros temporários e quaisquer outros suportes existentes que contenham dados pessoais tratados por conta do RESPONSÁVEL PELO TRATAMENTO.
Para estes efeitos, o SUBCONTRATANTE poderá reter os dados pessoais tratados quando tal obrigação decorra expressamente da legislação da União Europeia ou de algum Estado-Membro aplicável ao SUBCONTRATANTE, procedendo à sua eliminação segura logo que termine o período estabelecido por essas legislações.
3.6. PROPRIEDADE INTELECTUAL E INDUSTRIAL
A empresa FORLOPD é proprietária e titular de todos os direitos de propriedade intelectual e industrial sobre os documentos disponibilizados ao CLIENTE em consequência da execução do presente contrato. A título exemplificativo: cláusulas, cartazes, políticas, protocolos, notas de rodapé, avisos legais, contratos e demais documentos relacionados com a legislação vigente em matéria de proteção de dados pessoais e segurança da informação.
Ficam expressamente proibidas a reprodução, a distribuição e a comunicação pública, incluindo a disponibilização por qualquer meio, total ou parcial, dos conteúdos fornecidos pela FORLOPD para fins comerciais, em qualquer suporte e por qualquer meio técnico, sem a autorização prévia do TITULAR.
Para estes efeitos, a FORLOPD reserva-se o direito de intentar todas as ações legais que considere necessárias para fazer valer os seus direitos.
3.7. RESPONSABILIDADES
A FORLOPD assume a responsabilidade por quaisquer danos que possam ocorrer e que sejam consequência direta da prestação dos seus serviços e da atuação dos seus colaboradores. A FORLOPD dispõe de uma apólice de seguro de responsabilidade civil contratada junto da companhia FIDELIDADE, apólice n.º RC65529408, que cobre os eventuais danos e prejuízos que possam ser causados.
Pelo contrário, a FORLOPD não assume responsabilidade por quaisquer danos que possam ocorrer e que sejam consequência direta ou indireta da falta de informação prestada pelo CLIENTE, da veracidade dessa informação ou da sua ocultação relativamente às circunstâncias ou tratamentos de dados realizados nas instalações do CLIENTE e que afetem o cumprimento da legislação aplicável e objeto da prestação do serviço contratado.
Neste contexto, a FORLOPD garante a conformidade do CLIENTE com a legislação vigente em matéria de proteção de dados apenas durante a vigência do Contrato.
A FORLOPD não assume responsabilidade pelas modificações efetuadas pelo CLIENTE na documentação fornecida, nem pela falta de aplicação ou adequação, por parte do CLIENTE, às recomendações apresentadas pela FORLOPD.
Caso o CLIENTE decida não seguir as diretrizes da FORLOPD, o Departamento Jurídico elaborará um relatório detalhado da situação, que incluirá as recomendações/instruções previamente emitidas e refletirá a recusa do CLIENTE em cumpri-las.
A assistência jurídica prestada pela FORLOPD no âmbito dos seus serviços limita-se exclusivamente à via administrativa. Sem prejuízo do disposto, caso o CLIENTE seja notificado pelo organismo competente em consequência das ações referidas, a assistência jurídica prestada pela FORLOPD durante o procedimento de notificação/sanção não se encontra incluída na prestação do serviço contratual e será objeto de orçamento separado.
Caso o CLIENTE seja sancionado como resultado das ações mencionadas anteriormente, e sempre que tal resultado afete negativamente a reputação do prestador, a FORLOPD reserva-se o direito de rescindir o contrato de prestação de serviços, bem como de tornar público o referido relatório, sem que tal possa ser considerado uma violação das obrigações de sigilo profissional e de confidencialidade decorrentes da relação contratual entre as Partes.
3.8. CONFIDENCIALIDADE
Tendo em conta a natureza do Serviço contratado, a FORLOPD, durante a sua prestação, poderá receber informação confidencial ou ter acesso, ou potencial acesso, à mesma. Para efeitos do presente contrato, considera-se informação confidencial toda a informação relativa a: processos de negócio, planos de marketing, planos estratégicos, clientes, fornecedores, know-how, métodos, análises funcionais, código-fonte, estudos de mercado, estatísticas, dados financeiros, análises de viabilidade, especificações técnicas, fórmulas, designs, estudos, informação abrangida pelo RGPD e qualquer outra informação cujo uso ou divulgação livre não tenha sido expressamente autorizado pelo CLIENTE à FORLOPD.
Para estes efeitos, a FORLOPD apenas utilizará a informação fornecida pelo CLIENTE no âmbito dos Serviços prestados. Nesse sentido, a FORLOPD compromete-se a manter o dever de sigilo e a preservar a confidencialidade da informação cedida, estendendo esta obrigação a todas as pessoas (colaboradores, pessoal subcontratado, estagiários, etc.) ou entidades que tenham acesso a essa informação no exercício das suas funções e responsabilidades relacionadas com os serviços prestados.
As pessoas ou entidades referidas no parágrafo anterior que tenham acesso a informação confidencial do CLIENTE no âmbito da prestação do serviço não têm autorização para reproduzir, modificar, publicar, divulgar ou comunicar a terceiros essa informação sem a prévia autorização expressa do CLIENTE.
A FORLOPD compromete-se a aplicar tanto as medidas de segurança exigidas pela legislação vigente como as medidas de segurança que aplica relativamente à sua própria informação confidencial, de forma a garantir a confidencialidade da informação cedida pelo CLIENTE.
Sem prejuízo do disposto no presente acordo, tanto o CLIENTE como a FORLOPD aceitam as seguintes exclusões relativas à manutenção da confidencialidade:
- Se a informação for acessível através de meios públicos no momento da sua transmissão.
- Se a informação for conhecida pela FORLOPD antes da celebração do presente acordo, desde que não esteja sujeita à obrigação de confidencialidade.
- Se a legislação aplicável ou uma ordem judicial exigir a sua divulgação.
3.9. LEGISLAÇÃO APLICÁVEL E JURISDIÇÃO
Estas condições serão regidas e interpretadas de acordo com a legislação portuguesa, naquilo que não esteja expressamente estabelecido. A FORLOPD e o CLIENTE acordam submeter qualquer controvérsia que possa surgir da prestação do serviço objeto do presente contrato aos Juízos e Tribunais de Lisboa.
ANEXO 1
| X Outros dados que possam ser tratados em razão do serviço prestado |
| CATEGORIA DE INTERESSADOS |
| CLIENTES |
SUBCONTRATANTE – Serviço de Proteção de Dados
| TIPOLOGIA DE DADOS TRATADOS |
| X | Identificativos | Informação comercial | |
| X | Características pessoais | Circunstâncias sociais | |
| Dados académicos e profissionais | Económicos, financeiros ou de seguros | ||
| Categorias especiais de dados | Transações de bens ou serviços | ||
| Detalhes de emprego | Judiciais ou Administrativos |
| X | Identificativos | Informação comercial | |
| Características pessoais | Circunstâncias sociais | ||
| Dados académicos e profissionais | X | Económicos, financeiros ou de seguros | |
| Categorias especiais de dados | Transações de bens ou serviços | ||
| Detalhes de emprego | Judiciais ou Administrativos |
| TIPOLOGIA DE DADOS TRATADOS |
| FORNECEDORES |
| CATEGORIA DE INTERESSADOS |
| X Outros dados que possam ser tratados em razão do serviço prestado |
| X | Identificativos | Informação comercial | |
| X | Características pessoais | Circunstâncias sociais | |
| X | Dados académicos e profissionais | X | Económicos, financeiros ou de seguros |
| X | Categorias especiais de dados | Transações de bens ou serviços | |
| X | Detalhes de emprego | X | Judiciais ou Administrativos |
| CATEGORIA DE INTERESSADOS |
| COLABORADORES |
| X Outros dados que possam ser tratados em razão do serviço prestado |
| TRATAMENTOS A REALIZAR |
| TIPOLOGIA DE DADOS TRATADOS |
| Recolha | Extração | ||
| Registo | X | Comunicação | |
| Estruturação | Comunicação por transmissão | ||
| Modificação | Organização | ||
| Conservação | Interconexão | ||
| Revisão | Limitação | ||
| X | Supressão | Destruição | |
| X | Consulta | Difusão | |
| X | Acesso | X | Utilização |
SUBCONTRATANTE – Serviços de Igualdade
Serviço Plano de Igualdade
| CATEGORIA DE INTERESSADOS |
| COLABORADORES |
| TIPOLOGIA DE DADOS TRATADOS |
| X Outros dados que possam ser tratados em razão do serviço prestado |
SUBCONTRATANTE – Serviço de Proteção de Dados
| TRATAMENTOS A REALIZAR |
| X | Recolha | Extração | |
| X | Registo | X | Comunicação |
| X | Estruturação | Comunicação por transmissão | |
| Modificação | X | Organização | |
| X | Conservação | Interconexão | |
| X | Revisão | Limitação | |
| X | Supressão | Destruição | |
| X | Consulta | Difusão | |
| X | Acesso | X | Utilização |
| X | Identificativos | Informação comercial | |
| X | Características pessoais | X | Circunstâncias sociais |
| X | Dados académicos e profissionais | X | Económicos, financeiros ou de seguros |
| X | Categorias especiais de dados | Transações de bens ou serviços | |
| X | Detalhes de emprego | Judiciais ou Administrativos |
Serviço de Protocolo de Prevenção do Assédio Sexual e por Razão de Sexo
| X Outros dados que possam ser tratados em razão do serviço prestado |
| TIPOLOGIA DE DATOS TRATADOS |
| COLABORADORES |
| X | Identificativos | Informação comercial | |
| Características pessoais | Circunstâncias sociais | ||
| Dados académicos e profissionais | Económicos, financeiros ou de seguros | ||
| Categorias especiais de dados | Transações de bens ou serviços | ||
| X | Detalhes de emprego | Judiciais ou Administrativos |
| CATEGORIA DE INTERESADOS |
| TRATAMENTOS A REALIZAR |
| X | Recolha | Extração | |
| Registo | X | Comunicação | |
| X | Estruturação | X | Comunicação por transmissão |
| Modificação | Organização | ||
| X | Conservação | Interconexão | |
| X | Revisão | Limitação | |
| Supressão | Destruição | ||
| X | Consulta | X | Difusão |
| X | Acesso | X | Utilização |
Serviço Registo Salarial
| X Outros dados que possam ser tratados em razão do serviço prestado |
| TIPOLOGIA DE DATOS TRATADOS |
| COLABORADORES |
| X | Identificativos | Informação comercial | |
| X | Características pessoais | Circunstâncias sociais | |
| X | Dados académicos e profissionais | X | Económicos, financeiros ou de seguros |
| Categorias especiais de dados | Transações de bens ou serviços | ||
| X | Detalhes de emprego | Judiciais ou Administrativos |
| CATEGORIA DE INTERESADOS |
| TRATAMENTOS A REALIZAR |
| X | Recolha | Extração | |
| X | Registo | X | Comunicação |
| X | Estruturação | Comunicação por transmissão | |
| Modificação | X | Organização | |
| X | Conservação | Interconexão | |
| X | Revisão | Limitação | |
| Supressão | Destruição | ||
| X | Consulta | Difusão | |
| X | Acesso | X | Utilização |
ANEXO 4
| CLIENTES |
| CATEGORIA DE INTERESSADOS |
| X Outros dados que possam ser tratados em razão do serviço prestado |
SUBCONTRATANTE – Serviços de Compliance
| X | Identificativos | Informação comercial | |
| Características pessoais | Circunstâncias sociais | ||
| Dados académicos e profissionais | Económicos, financeiros ou de seguros | ||
| Categorias especiais de dados | Transações de bens ou serviços | ||
| X | Detalhes de emprego | Judiciais ou Administrativos |
| TIPOLOGIA DE DADOS TRATADOS |
| CATEGORIA DE INTERESSADOS |
| TIPOLOGIA DE DADOS TRATADOS |
| FORNECEDORES |
| X | Identificativos | Informação comercial | |
| Características pessoais | Circunstâncias sociais | ||
| Dados académicos e profissionais | Económicos, financeiros ou de seguros | ||
| Categorias especiais de dados | Transações de bens ou serviços | ||
| Detalhes de emprego | Judiciais ou Administrativos |
| X Outros dados que possam ser tratados em razão do serviço prestado |
| Recolha | Extração | ||
| Registo | X | Comunicação | |
| Estruturação | Comunicação por transmissão | ||
| Modificação | Organização | ||
| X | Conservação | Interconexão | |
| Revisão | Limitação | ||
| X | Supressão | Destruição | |
| X | Consulta | Difusão | |
| X | Acesso | X | Utilização |
| TRATAMENTOS A REALIZAR |
ANEXO 5
SUBCONTRATANTE – Serviço Avaliação de Impacto sobre a Proteção de Dados (AIPD)
| INTERVENIENTES NA ELABORAÇÃO DA AIPD |
| X Outros dados que possam ser tratados em razão do serviço prestado |
| TIPOLOGIA DE DADOS TRATADOS |
| CATEGORIA DE INTERESSADOS |
| X | Identificativos | Informação comercial | |
| Características pessoais | Circunstâncias sociais | ||
| Dados académicos e profissionais | Económicos, financeiros ou de seguros | ||
| Categorias especiais de dados | Transações de bens ou serviços | ||
| X | Detalhes de emprego | Judiciais ou Administrativos |
| FORNECEDORES |
| X | Outros dados que possam ser tratados em razão do serviço prestado |
| TIPOLOGIA DE DADOS TRATADOS |
| CATEGORIA DE INTERESSADOS |
| X | Identificativos | Informação comercial | |
| Características pessoais | Circunstâncias sociais | ||
| Dados académicos e profissionais | Económicos, financeiros ou de seguros | ||
| Categorias especiais de dados | Transações de bens ou serviços | ||
| X | Detalhes de emprego | Judiciais ou Administrativos |
| TRATAMENTOS A REALIZAR |
| X | Recolha | Extração | |
| Registo | Comunicação | ||
| Estruturação | Comunicação por transmissão | ||
| Modificação | Organização | ||
| X | Conservação | Interconexão | |
| Revisão | Limitação | ||
| X | Supressão | Destruição | |
| X | Consulta | Difusão | |
| X | Acesso | X | Utilização |
ANEXO 6
SUBCONTRATANTE – Serviços de Prevenção do Branqueamento de Capitais e do Financiamento do Terrorismo
| CLIENTES |
| X Outros dados que possam ser tratados em razão do serviço prestado |
| TIPOLOGIA DE DADOS TRATADOS |
| CATEGORIA DE INTERESSADOS |
| X | Identificativos | Informação comercial | |
| Características pessoais | Circunstâncias sociais | ||
| Dados académicos e profissionais | X | Económicos, financeiros ou de seguros | |
| Categorias especiais de dados | X | Transações de bens ou serviços | |
| Detalhes de emprego | Judiciais ou Administrativos |
| TIPOLOGIA DE DADOS TRATADOS |
| FORNECEDORES |
| X Outros dados que possam ser tratados em razão do serviço prestado |
| CATEGORIA DE INTERESSADOS |
| X | Identificativos | Informação comercial | |
| Características pessoais | Circunstâncias sociais | ||
| Dados académicos e profissionais | X | Económicos, financeiros ou de seguros | |
| Categorias especiais de dados | X | Transações de bens ou serviços | |
| Detalhes de emprego | Judiciais ou Administrativos |
| TIPOLOGIA DE DADOS TRATADOS |
| COLABORADORES |
| X Outros dados que possam ser tratados em razão do serviço prestado |
| CATEGORIA DE INTERESSADOS |
| X | Identificativos | Informação comercial | |
| Características pessoais | Circunstâncias sociais | ||
| X | Dados académicos e profissionais | X | Económicos, financeiros ou de seguros |
| Categorias especiais de dados | X | Transações de bens ou serviços | |
| X | Detalhes de emprego | X | Judiciais ou Administrativos |
| CATEGORIA DE INTERESSADOS |
| X Outros dados que possam ser tratados em razão do serviço prestado |
| TIPOLOGIA DE DADOS TRATADOS |
| CONTRATANTES |
| X | Identificativos | Informação comercial | |
| Características pessoais | Circunstâncias sociais | ||
| Dados académicos e profissionais | X | Económicos, financeiros ou de seguros | |
| Categorias especiais de dados | X | Transações de bens ou serviços | |
| Detalhes de emprego | Judiciais ou Administrativos |
| TRATAMENTOS A REALIZAR |
| Recolha | Extração | ||
| Registo | X | Comunicação | |
| X | Estruturação | Comunicação por transmissão | |
| Modificação | Organização | ||
| Conservação | Interconexão | ||
| X | Revisão | Limitação | |
| X | Supressão | Destruição | |
| X | Consulta | Difusão | |
| X | Acesso | X | Utilização |
GENERAL CONDITIONS OF PROVISION OF SERVICES – English
ARTICLE 1 – OBJECT
These General Terms and Conditions shall apply to all services provided by FORLOPD Portugal, Lda. (hereinafter referred to, interchangeably, as “Service” or “Services”).
ARTICLE 2 – SPECIAL TERMS AND CONDITIONS OF CONTRACTING
At the time of contracting the Services, FORLOPD shall provide detailed information regarding the applicable rates, as well as other relevant commercial and economic conditions. This data, together with the necessary information provided by the CLIENT for the conclusion and execution of the Services, constitutes the specific terms governing the relationship between the CLIENT and FORLOPD. These Special Terms, together with these General Terms and Conditions, form the contract that regulates the relationship between the CLIENT and FORLOPD.
ARTICLE 3 – GENERAL TERMS AND CONDITIONS OF CONTRACTING
3.1. DURATION OF THE CONTRACT
This contract shall have an initial term of twelve (12) months, after which it shall be automatically renewed for successive one-year periods, unless either party expressly communicates its intention to the contrary at least thirty (30) days prior to the end of the initial term or any of its renewals.
Should there be an intention not to renew the contract, such intention must be communicated in an unequivocal manner and duly recorded in writing. In this context, FORLOPD shall issue a certificate attesting to the termination and validating the contract termination process. Any additional notifications related to this process must likewise be made in writing and accompanied by proof of dispatch.
For the purposes described herein, the CLIENT may use the following email address: sales@forlopd.pt or submit the request directly to the designated technician/DPO.
Without prejudice to the foregoing and considering the nature of the service provided, a shorter duration may be established in the Special Conditions subscribed by the Parties.
3.2. PRICE, CONDITIONS AND METHOD OF PAYMENT
The annual cost of the service and the payment terms, as well as any additional specific provisions, shall be those set out in the Quotation signed by the CLIENT at the time of contracting.
Regarding payment, it is established that the CLIENT shall settle the invoice amount through a single payment made by direct debit. Exceptionally, payment by bank transfer will be accepted, provided that such condition is specified in the Special Conditions set out in the Quotation. Likewise, any payment terms differing from those mentioned above shall be defined in the Quotation.
Collection shall take place five days after the commencement of the services, unless otherwise agreed between the Parties and expressly stated in the respective Special Contracting Conditions.
Once the initial term of the contracted service has been completed, in the event of an extension, FORLOPD reserves the right to review the conditions and the entity’s activity to adjust the initial contract price. Such adjustment may result in either an increase or a reduction in the cost, depending on the circumstances observed during the preceding period.
If a discount is granted on the total cost of the quoted service, such discount shall apply only during the first year of the contract term. From the second year onwards and for subsequent renewals, the service shall be invoiced at the full amount, unless both Parties agree in writing, prior to renewal, to maintain the initial discount or establish a different one. In this context, any such agreement must be formalized through an addendum to the contract or a written communication signed by both Parties, reflecting the specific conditions applicable to this benefit.
The price stipulated in this contract shall be adjusted in accordance with any increases in the Consumer Price Index (CPI) occurring during each year of service provision, as published by the National Statistics Institute (INE). This tariff adjustment shall not entail any modification of the Conditions set forth in this contract. Consequently, its application does not grant the Client the right to terminate or rescind the contract early without fulfilling the contractual obligations previously assumed.
3.3. GENERAL TERMS AND CONDITIONS OF SERVICE
The acceptance of this document implies that the CLIENT:
- Has read and understands the provisions set forth in the Special and General Conditions of the Contract.
- Is a person with sufficient legal capacity to enter into this agreement.
- Assumes all obligations established herein.
By signing this contract, both Parties undertake to comply with the stipulations set forth herein and the obligations assumed therein. This contract shall be binding as of its effective date and may not be terminated early, except under the terms established in Clause 3.4 regarding suspension and termination of the contract.
- Service operation
Contracts the services specified in the Quotation subscribed during the term stipulated in Clause 3.1 of these General Contracting Conditions.
The Quotation shall set forth the Special Conditions governing the operation of the Service provided by FORLOPD. Furthermore, the file supplied shall define the scope and content of the Services rendered.
3.3.2. Proper use of the service
The CLIENT undertakes to use the Service in compliance with the law, morality, generally accepted good practices, and public order, and to refrain from using any functionality of the Service for unlawful purposes or effects, detrimental to the rights or interests of third parties, or in any way that may damage, disable, overload, or impair the Services provided by FORLOPD.
The CLIENT is responsible for ensuring that all information communicated or transmitted to FORLOPD’s consultant is true, accurate, and up to date. In this regard, it is imperative that the data provided accurately reflect reality. For all legal purposes, FORLOPD shall not be held liable for any issues arising as a consequence of non-compliance with this clause and shall be exempt from any responsibility resulting from inaccuracies, lack of veracity, or outdated information supplied by the CLIENT.
To ensure the proper functioning of the service, it is imperative that the CLIENT actively cooperates by providing the relevant information in a timely manner. Failure to comply with this obligation shall release the provider from any liability regarding potential delays or deficiencies in the provision of the service.
The documentation provided to the CLIENT is intended exclusively for use by the contracting entity. Should the CLIENT misuse such documentation, share it with third parties, or use it for other entities, FORLOPD reserves the right to take all necessary legal measures to safeguard its interests and contractual rights.
3.4. SUSPENSION AND TERMINATION OF THE CONTRACT
This Agreement may be terminated for the following reasons:
- In the event of payment default, FORLOPD may declare this contract and its successive annexes terminated and extinguished, without any prior notice to the CLIENT and without prejudice to the right to claim the amounts due corresponding to the annual fee. The party in default shall pay accrued late payment interest until the effective settlement of the outstanding amounts and shall also be liable for any damages and losses caused thereby. Conversely, the CLIENT may consider the contract terminated in case of FORLOPD’s failure to comply with its obligations in the performance of the contract.
- Upon expiry of any previously agreed term, subject to the notice periods set forth in this Agreement, without the need to justify the reason or provide any compensation.
- Upon occurrence of the circumstance referred to in Clause 3.7, relating to refusal to follow FORLOPD’s instructions/recommendations, as well as any negative impact on FORLOPD’s reputation attributable to the CLIENT.
- By mutual agreement of the Parties, formalized in writing.
3.5. DATA PROTECTION
The Parties undertake to always comply with the applicable legislation on the protection of personal data within the scope of this Agreement.
In compliance with Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016, and Law 58/2019 of 8 of August on the Protection of Personal Data and the guarantee of digital rights, the Parties shall process the personal data relating to the signatories of this Agreement and/or the representatives of both Parties on the basis of their legitimate interest and for the purpose of managing the commercial relationship, as well as fulfilling the obligations arising therefrom.
Data subjects may exercise, at any time, their rights of access, rectification, erasure, and any other rights recognized under the aforementioned legislation by contacting the Party responsible for data processing at the address indicated in the header of this Agreement.
Without prejudice to the foregoing, FORLOPD provides the following channel for requesting additional information regarding the processing of personal data, as well as for exercising the rights referred to above: sales@forlopd.pt.
For the appropriate purposes, it is established that the signatories’ data shall not be disclosed to third parties, except where strictly necessary to comply with a legal obligation.
With respect to the personal data to which both Parties have access under this Agreement, the Parties mutually undertake to:
- Maintain the utmost confidentiality regarding all information provided or accessed as a result of the performance of this Agreement.
- Safeguard and prevent access by third parties unrelated to this Agreement to the data and information belonging to the other Party.
- Avoid any alteration, loss, processing, or unauthorized access to the personal data referred to herein.
- Ensure an adequate level of security in compliance with applicable data protection legislation.
By signing this document, the Parties represent and warrant that the data provided are true, accurate, complete, and up to date, and undertake to inform of any changes thereto. Both Parties shall be solely liable for any direct or indirect damages or losses that may arise because of non-compliance with this clause.
3.5.1. Subcontracting of treatment
This regulation does not apply to the Whistleblowing Channel service; in such case, the specific Annex relating to that service must be consulted.
Under the terms of the agreement entered between the Parties, it is inherent that the DATA PROCESSOR shall process personal data on behalf of the DATA CONTROLLER. Accordingly, in compliance with Article 28 of the GDPR, both Parties freely agree to regulate access to and processing of personal data in accordance with the following CLAUSES:
- Type of data – For the performance of the obligations arising from the fulfillment of the purpose of this assignment, the DATA CONTROLLER shall make available to the DATA PROCESSOR the information specified in the Annex relating to the contracted service. The aforementioned document can be accessed in the “Annexes” section of the Contracting Terms, through the link provided in the quotation.
- Obligations of the Data Controller
- Verify that the DATA PROCESSOR provides sufficient guarantees to ensure the protection of the rights of data subjects.
- Provide the DATA PROCESSOR with the data referred to in the previous clause.
- Ensure the DATA PROCESSOR’S compliance with the GDPR and supervise the processing, including carrying out inspections and audits.
- Notify the DATA PROCESSOR of any changes to the personal data provided, so that they can be updated.
- Respond to any requests for the exercise of rights of access, rectification, erasure, objection, and other rights recognized under the GDPR that are addressed to the controller.
- Conduct, where applicable, a Data Protection Impact Assessment (DPIA).
- Obligations of the Data Processor
- Use the personal data subject to process solely for the purpose of the assignment. Under no circumstances may the data be used for its own purposes or modified, corrected, and/or altered without prior written authorization.
- Process the data in accordance with the instructions provided by the DATA CONTROLLER. If the processor considers that any instruction violates the GDPR or any other data protection regulation, it must immediately and without delay inform the DATA CONTROLLER.
- Ensure the reliability of any employee, agent, contractor, or other person who may have access to the DATA CONTROLLER’S personal data, guaranteeing their commitment to confidentiality.
- Do not disclose the data to third parties, except with the express authorization of the DATA CONTROLLER or in cases legally permitted.
By this means, and for the purpose of managing the scheduled training related to the services provided, the DATA PROCESSOR is hereby authorized to disclose, whenever necessary, its data to the following entity:
| Razón Social / NIF | Contacto | Servicios | Ubicación (Servidores) |
| SERVIFORMA | SERVICIOS FORMATIVOS EN MATERIA LABORAL S.L., B88046487 | 963122868 | Gestión de Formación | Valencia |
- Keep all documentation necessary to demonstrate compliance with the GDPR available to the DATA CONTROLLER upon written request.
- Maintain, in writing, the record of processing activities required under Article 30 of the GDPR.
- Provide reasonable assistance to the DATA CONTROLLER regarding the processing of personal data carried out on its behalf.
- Security of personal data – The DATA PROCESSOR shall implement appropriate technical procedures and organizational measures to ensure the confidentiality, integrity, and availability of the data, as well as the resilience of processing systems and services; ensure the restoration of data availability following incidents; encrypt and pseudonymize the data whenever possible; and regularly verify and assess the effectiveness of the measures implemented.
- Subcontracting – The DATA CONTROLLER authorizes the subcontracting, by the DATA PROCESSOR, if necessary, to the following entity:
| Razón Social / NIF | Contacto | Servicios | Ubicación (Servidores) |
| CIBER FORLOPD, S.L. B01752518 | 963122868 | Asesoramiento en materia de Ciberseguridad | Valencia (España) |
It is the responsibility of the DATA PROCESSOR to regulate the new relationship with the SUBCONTRACTOR, ensuring that the latter is subject to the same conditions, obligations, and formal requirements as the DATA PROCESSOR itself, regarding the proper processing of personal data and the safeguarding of data subjects’ rights.
In the event of non-compliance by the SUBCONTRACTOR, the initial DATA PROCESSOR shall remain fully liable to the DATA CONTROLLER for the fulfillment of the obligations.
The DATA PROCESSOR undertakes to inform the DATA CONTROLLER of any planned change regarding the engagement or replacement of other subcontractors, with due notice (five (5) business days) and in a verifiable manner, thereby giving the DATA CONTROLLER the opportunity to object to such changes.
If, after signing this agreement, the DATA PROCESSOR decides to subcontract another service, it must notify the DATA CONTROLLER of this intention at least five (5) business days in advance and in writing, so that the latter may object. Subcontracting may only take place if the DATA CONTROLLER expresses its acceptance within five (5) days of the express request made by the DATA PROCESSOR.
- Data Subject Rights – The DATA PROCESSOR shall notify the DATA CONTROLLER, to the email address indicated by the CLIENT as the contact method, immediately and within a maximum of two (2) business days after receiving a request from a data subject regarding the exercise of any rights provided for in Articles 15 to 22 of the GDPR, providing the DATA CONTROLLER with all details, copies of the complaint, communication, request, and any other elements available in this regard.
- Right to Information – It is the responsibility of the DATA CONTROLLER to ensure the right to information at the time of data collection. If, for the provision of the service under this agreement, it becomes necessary to collect personal data, the DATA PROCESSOR shall ensure compliance with the right to information in accordance with the applicable data protection legislation. In such case, the DATA PROCESSOR shall be responsible for safeguarding the data collection forms (automated or non-automated) and must keep them available to the DATA CONTROLLER.
- Security Breaches – The DATA PROCESSOR undertakes to notify the DATA CONTROLLER, to the email address indicated by the CLIENT as the contact method, without undue delay and, in any case, within a maximum of twenty-four (24) hours after becoming aware of or having reasonable suspicion of a security breach affecting personal data, specifying the nature of the incident, the category and number of affected data subjects, the possible consequences for them, and the measures adopted or proposed to resolve the situation. If it is not possible to provide all information simultaneously, such details shall be communicated in stages, without undue delay.
- International Data Transfers – The DATA PROCESSOR undertakes not to process personal data on behalf of the DATA CONTROLLER, nor allow any subcontractor to process personal data in third countries, unless the DATA CONTROLLER has given prior written authorization and an addendum to this agreement has been executed. In such case, the provisions of Articles 45 and 46 of the GDPR shall apply.
- Disposal of Personal Data Subject to Processing – Upon termination of the main agreement for any reason, the DATA PROCESSOR shall, at the choice of the DATA CONTROLLER, either return a complete copy of all personal data processed on its behalf through a secure file transfer in the format specified by the DATA CONTROLLER, or securely delete all copies, databases, temporary files, and any other existing media containing personal data processed on behalf of the DATA CONTROLLER.
For these purposes, the DATA PROCESSOR may retain the personal data processed when such obligation arises expressly from the legislation of the European Union or any Member State applicable to the DATA PROCESSOR and shall proceed with its secure deletion as soon as the period established by such legislation has expired.
3.6. INTELLECTUAL AND INDUSTRIAL PROPERTY
FORLOPD is the owner and holder of all intellectual and industrial property rights over the documents made available to the CLIENT as a result of the execution of this agreement. By way of example:
such as clauses, posters, policies, protocols, footnotes, legal notices, contracts, and other documents related to the applicable legislation on personal data protection and information security.
The reproduction, distribution, and public communication, including making available by any means, in whole or in part, of the content provided by FORLOPD for commercial purposes, in any medium and by any technical means, without the prior authorization of the HOLDER, are expressly prohibited.
For these purposes, FORLOPD reserves the right to take any legal action it deems necessary to enforce its rights.
3.7. RESPONSIBILITIES
FORLOPD assumes responsibility for any damages that may occur as a direct consequence of the provision of its services and the actions of its employees. FORLOPD holds a civil liability insurance policy contracted with FIDELIDADE, policy no. RC65529408, which covers any potential damages and losses that may be caused.
Conversely, FORLOPD does not assume responsibility for any damages that may occur as a direct or indirect consequence of the lack of information provided by the CLIENT, the accuracy of such information, or its concealment regarding circumstances or data processing activities carried out at the CLIENT’s premises that affect compliance with the applicable legislation and the purpose of the contracted service.
In this context, FORLOPD guarantees the CLIENT’s compliance with the applicable data protection legislation only during the term of the Agreement. FORLOPD does not assume responsibility for any modifications made by the CLIENT to the documentation provided, nor for the CLIENT’s failure to apply or adapt to the recommendations presented by FORLOPD.
If the CLIENT decides not to follow FORLOPD’s guidelines, the Legal Department shall prepare a detailed report of the situation, which will include the previously issued recommendations/instructions and reflect the CLIENT’s refusal to comply with them.
The legal assistance provided by FORLOPD within the scope of its services is strictly limited to administrative proceedings. Notwithstanding the foregoing, if the CLIENT is notified by the competent authority because of the actions mentioned, the legal assistance provided by FORLOPD during the notification/sanction procedure is not included in the contracted service and will be subject to a separate quotation.
If the CLIENT is sanctioned as a result of the actions mentioned above, and whenever such outcome negatively affects the provider’s reputation, FORLOPD reserves the right to terminate the service agreement and to make the aforementioned report public, without such disclosure being considered a breach of professional secrecy or confidentiality obligations arising from the contractual relationship between the Parties.
3.8. CONFIDENTIALITY
Given the nature of the contracted Service, FORLOPD may, during its performance, receive confidential information or have access, or potential access, to such information. For the purposes of this agreement, confidential information shall mean all information relating to: business processes, marketing plans, strategic plans, clients, suppliers, know-how, methods, functional analyses, source code, market studies, statistics, financial data, feasibility analyses, technical specifications, formulas, designs, studies, information covered by the GDPR, and any other information whose free use or disclosure has not been expressly authorized by the CLIENT to FORLOPD.
For these purposes, FORLOPD shall only use the information provided by the CLIENT within the scope of the Services rendered. Accordingly, FORLOPD undertakes to maintain confidentiality and preserve the secrecy of the information disclosed, extending this obligation to all individuals (employees, subcontracted personnel, interns, etc.) or entities that have access to such information in the performance of their duties and responsibilities related to the services provided.
The individuals or entities referred to in the preceding paragraph that have access to the CLIENT’s confidential information in the context of providing the service are not authorized to reproduce, modify, publish, disclose, or communicate such information to third parties without the CLIENT’s prior express consent.
FORLOPD undertakes to implement both the security measures required by applicable legislation and those applied to its own confidential information, to ensure the confidentiality of the information provided by the CLIENT.
Without prejudice to the provisions of this Agreement, both the CLIENT and FORLOPD agree to the following exclusions regarding the maintenance of confidentiality:
- If the information is publicly accessible at the time of its disclosure.
- If the information was known by FORLOPD prior to the execution of this Agreement, if it was not subject to any confidentiality obligation.
- If disclosure is required by applicable law or by court order.
3.9. APPLICABLE LAW AND JURISDICTION
These terms shall be governed by and construed in accordance with Portuguese law, except where expressly provided otherwise. FORLOPD and the CLIENT agree to submit any dispute arising from the provision of the services under this Agreement to the Courts and Tribunals of Lisbon.
ANNEX 1
| X Other data thar may be processed due to the service provided |
| CATEGORIES OF DATA PROCESSED |
| INTERESTED PARTIES CATEGORY |
| CLIENTS |
Data Processor – Data Protection Services
| X | Identification data | Commercial Information | |
| X | Personal characteristics | Social circumstances | |
| Academic and Professional data | Economic, Financial or Insurance Data | ||
| Special Categories of Data | Transactions of goods or services | ||
| Employment details | Judicial or administrative information |
| INTERESTED PARTIES CATEGORY |
| SUPPLIERS |
| CATEGORIES OF DATA PROCESSED |
| X | Identification data | Commercial Information | |
| Personal characteristics | Social circumstances | ||
| Academic and Professional data | X | Economic, Financial or Insurance Data | |
| Special Categories of Data | Transactions of goods or services | ||
| Employment details | Judicial or administrative |
| X Other data thar may be processed due to the service provided |
| X Other data thar may be processed due to the service provided |
| X | Identification data | Commercial Information | |
| X | Personal characteristics | Social circumstances | |
| X | Academic and Professional data | X | Economic, Financial or Insurance Data |
| X | Special Categories of Data | Transactions of goods or services | |
| X | Employment details | X | Judicial or administrative |
| PROCESSING OPERATIONS |
| INTERESTED PARTIES CATEGORY |
| EMPLOYEES |
| CATEGORIES OF DATA PROCESSED |
| Collection | Extraction | ||
| Recording | X | Disclosure | |
| Structuring | Transmission | ||
| Alteration | Organization | ||
| Storage | Interconnection | ||
| Review | Restriction | ||
| X | Erasure | Destruction | |
| X | Consultation | Dissemination | |
| X | Access | X | Use |
ANNEX 2
Data Controller – Equality Services
Equality Plan Service
| EMPLOYEES |
| INTERESTED PARTIES CATEGORY |
Data Controller – Data Protection Service
| X | Identification data | Commercial Information | |
| X | Personal characteristics | X | Social circumstances |
| X | Academic and Professional data | X | Economic, Financial or Insurance Data |
| X | Special Categories of Data | Transactions of goods or services | |
| X | Employment details | Judicial or administrative |
| X Other data thar may be processed due to the service provided |
| CATEGORIES OF DATA PROCESSED |
| PROCESSING OPERATIONS |
| X | Collection | Extraction | |
| X | Recording | X | Disclosure |
| X | Structuring | Transmission | |
| Alteration | X | Organization | |
| X | Storage | Interconnection | |
| X | Review | Restriction | |
| X | Erasure | Destruction | |
| X | Consultation | Dissemination | |
| X | Access | X | Use |
Service for the Protocol on the Prevention of Sexual Harassment and Gender-Based Harassment
| X Other data thar may be processed due to the service provided |
| EMPLOYEES |
| INTERESTED PARTIES CATEGORY |
| CATEGORIES OF DATA PROCESSED |
| X | Identification data | Commercial Information | |
| Personal characteristics | Social circumstances | ||
| Academic and Professional data | Economic, Financial or Insurance Data | ||
| Special Categories of Data | Transactions of goods or services | ||
| X | Employment details | Judicial or administrative |
| PROCESSING OPERATIONS |
| X | Collection | Extraction | |
| Recording | X | Disclosure | |
| X | Structuring | X | Transmission |
| Alteration | Organization | ||
| X | Storage | Interconnection | |
| X | Review | Restriction | |
| Erasure | Destruction | ||
| X | Consultation | X | Dissemination |
| X | Access | X | Use |
Salary Record Service
| X Other data thar may be processed due to the service provided |
| EMPLOYEES |
| INTERESTED PARTIES CATEGORY |
| CATEGORIES OF DATA PROCESSED |
| X | Identification data | Commercial Information | |
| X | Personal characteristics | Social circumstances | |
| X | Academic and Professional data | X | Economic, Financial or Insurance Data |
| Special Categories of Data | Transactions of goods or services | ||
| X | Employment details | Judicial or administrative |
| PROCESSING OPERATIONS |
| X | Collection | Extraction | |
| X | Recording | X | Disclosure |
| X | Structuring | Transmission | |
| Alteration | X | Organization | |
| X | Storage | Interconnection | |
| X | Review | Restriction | |
| Erasure | Destruction | ||
| X | Consultation | Dissemination | |
| X | Access | X | Use |
ANNEX 4
Data Controller – Compliance Services
| X Other data thar may be processed due to the service provided |
| CLIENTS |
| INTERESTED PARTIES CATEGORY |
| CATEGORIES OF DATA PROCESSED |
| X | Identification data | Commercial Information | |
| Personal characteristics | Social circumstances | ||
| Academic and Professional data | Economic, Financial or Insurance Data | ||
| Special Categories of Data | Transactions of goods or services | ||
| X | Employment details | Judicial or administrative |
| X Other data thar may be processed due to the service provided |
| SUPPLIERS |
| INTERESTED PARTIES CATEGORY |
| CATEGORIES OF DATA PROCESSED |
| X | Identification data | Commercial Information | |
| Personal characteristics | Social circumstances | ||
| Academic and Professional data | Economic, Financial or Insurance Data | ||
| Special Categories of Data | Transactions of goods or services | ||
| Employment details | Judicial or administrative |
| Collection | Extraction | ||
| Recording | X | Disclosure | |
| Structuring | Transmission | ||
| Alteration | Organization | ||
| X | Storage | Interconnection | |
| Review | Restriction | ||
| X | Erasure | Destruction | |
| X | Consultation | Dissemination | |
| X | Access | X | Use |
| PROCESSING OPERATIONS |
ANNEX 5
| CLIENTS |
| X Other data thar may be processed due to the service provided |
| CATEGORIES OF DATA PROCESSED |
Data Controller – Data Protection Impact Assessment (DPIA) Service
| X | Identification data | Commercial Information | |
| Personal characteristics | Social circumstances | ||
| Academic and Professional data | Economic, Financial or Insurance Data | ||
| Special Categories of Data | Transactions of goods or services | ||
| X | Employment details | Judicial or administrative |
| INTERESTED PARTIES CATEGORY |
| SUPPLIERS |
| INTERESTED PARTIES CATEGORY |
| X Other data thar may be processed due to the service provided |
| CATEGORIES OF DATA PROCESSED |
| X | Identification data | Commercial Information | |
| Personal characteristics | Social circumstances | ||
| Academic and Professional data | Economic, Financial or Insurance Data | ||
| Special Categories of Data | Transactions of goods or services | ||
| X | Employment details | Judicial or administrative |
| PROCESSING OPERATIONS |
| X | Collection | Extraction | |
| Recording | Disclosure | ||
| Structuring | Transmission | ||
| Alteration | Organization | ||
| X | Storage | Interconnection | |
| Review | Restriction | ||
| X | Erasure | Destruction | |
| X | Consultation | Dissemination | |
| X | Access | X | Use |
ANNEX 6
| X Other data thar may be processed due to the service provided |
| CLIENTS |
| INTERESTED PARTIES CATEGORY |
| CATEGORIES OF DATA PROCESSED |
Data Controller – Anti-Money Laundering and Counter-Terrorist Financing Services
| X | Identification data | Commercial Information | |
| Personal characteristics | Social circumstances | ||
| Academic and Professional data | X | Economic, Financial or Insurance Data | |
| Special Categories of Data | X | Transactions of goods or services | |
| Employment details | Judicial or administrative |
| SUPPLIERS |
| X Other data thar may be processed due to the service provided |
| CATEGORIES OF DATA PROCESSED |
| INTERESTED PARTIES CATEGORY |
| X | Identification data | Commercial Information | |
| Personal characteristics | Social circumstances | ||
| Academic and Professional data | X | Economic, Financial or Insurance Data | |
| Special Categories of Data | X | Transactions of goods or services | |
| Employment details | Judicial or administrative |
| X | Identification data | Commercial Information | |
| Personal characteristics | Social circumstances | ||
| X | Academic and Professional data | X | Economic, Financial or Insurance Data |
| Special Categories of Data | X | Transactions of goods or services | |
| X | Employment details | X | Judicial or administrative |
| EMPLOYEES |
| X Other data thar may be processed due to the service provided |
| CONTRACTORES |
| CATEGORIES OF DATA PROCESSED |
| INTERESTED PARTIES CATEGORY |
| X Other data thar may be processed due to the service provided |
| CATEGORIES OF DATA PROCESSED |
| INTERESTED PARTIES CATEGORY |
| X | Identification data | Commercial Information | |
| Personal characteristics | Social circumstances | ||
| Academic and Professional data | X | Economic, Financial or Insurance Data | |
| Special Categories of Data | X | Transactions of goods or services | |
| Employment details | Judicial or administrative |
| Collection | Extraction | ||
| Recording | X | Disclosure | |
| X | Structuring | Transmission | |
| Alteration | Organization | ||
| Storage | Interconnection | ||
| X | Review | Restriction | |
| X | Erasure | Destruction | |
| X | Consultation | Dissemination | |
| X | Access | X | Use |
| PROCESSING OPERATIONS |
CONDICIONES GENERALES DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS – Español
PRIMERA – OBJETO
Las presentes Condiciones Generales de contratación resultan de aplicación a todos los Servicios prestados por FORLOPD Portugal, Lda. (en lo sucesivo, e indistintamente, el “Servicio” / “los Servicios”).
SEGUNDA – CONDICIONES PARTICULARES DE CONTRATACIÓN
En el momento de contratación de los Servicios, FORLOPD le proporcionará información detallada sobre las tarifas, así como otras condiciones comerciales y económicas relevantes. Estos datos, junto con la información necesaria proporcionada por el/la CLIENTE para llevar a cabo la contratación y prestación de Servicios, conforman las condiciones específicas que rigen la relación entre el/la CLIENTE y FORLOPD. Estas Condiciones Particulares, junto con las presentes Condiciones Generales, constituyen el contrato que regula la relación entre el/la CLIENTE y FORLOPD.
TERCERA – CONDICIONES GENERALES DE CONTRATACIÓN
3.1. DURACIÓN DEL CONTRATO
El presente contrato tendrá una duración inicial de doce (12) meses, al término de la cual, se entenderá prorrogado automáticamente por periodos anuales, salvo que cualquiera de las partes manifieste de forma expresa su voluntad en contrario con treinta (30) días de antelación a la fecha de terminación del periodo inicial o de cualquiera de sus prórrogas.
En caso de manifestarse la voluntad de no prorrogar el contrato, la comunicación deberá ser realizada de forma fehaciente y hacerse constar por escrito. En este contexto FORLOPD emitirá un justificante que acredite la baja y valide el proceso de finalización del contrato. Cualquier notificación adicional relacionada con este proceso deberá llevarse a cabo también por medios escritos y fehacientes.
A los efectos descritos, el/la CLIENTE podrá utilizar el siguiente correo electrónico: sales@forlopd.pt o dirigir su solicitud al técnico/DPO asignado.
Sin perjuicio de lo anterior y teniendo en cuenta la naturaleza del servicio prestado, podrá establecerse una duración inferior en las Condiciones Particulares suscritas por las Partes.
3.2. PRECIO, CONDICIONES Y FORMA DE PAGO
El coste anual del servicio y las condiciones del pago, así como cualquier particularidad adicional, serán las expresadas en el Presupuesto firmado por el/la CLIENTE en el momento de contratación.
Respecto al pago, se establece que el/la CLIENTE abonará el importe de la factura mediante pago único realizado mediante domiciliación bancaria. Excepcionalmente, se aceptará el pago mediante transferencia, indicándose dicho extremo en las condiciones particulares expresadas en el presupuesto. Asimismo, en el presupuesto se establecerán aquellas condiciones de pago diferentes a las anteriormente expresadas.
El cargo se realizará transcurridos cinco días desde el inicio de los trabajos, salvo pacto en contrario entre las Partes y manifestado en las correspondientes Condiciones Particulares de Contratación.
Una vez finalizada la duración inicial del servicio contratado, en caso de prórroga FORLOPD se reserva el derecho de revisar las condiciones y la actividad de la entidad, con el propósito de ajustar el precio inicial del contrato. Esta modificación puede implicar una ampliación o reducción del costo, dependiendo de las circunstancias que se hayan presentado durante el periodo anterior.
En caso de otorgarse un descuento sobre el coste total del servicio presupuestado, este será aplicable únicamente durante el primer año de vigencia del mismo. A partir del segundo año y en las renovaciones sucesivas, el servicio se facturará de forma íntegra salvo que ambas partes acuerden por escrito, con anterioridad a la renovación, mantener el descuento inicial o establecer uno diferente. En este contexto, cualquier acuerdo deberá formalizarse mediante una adenda al contrato o comunicación escrita firmada por ambas partes, reflejando las condiciones específicas aplicables a dicho beneficio.
El precio estipulado en el presente contrato se adaptará con arreglo a los incrementos del IPC (Índice de Precios de Consumo), que puedan producirse en cada anualidad del servicio prestado, según los índices publicados por el INE (Instituto Nacional de Estadística). Esta actualización de tarifas no implicará una modificación en las Condiciones establecidas en el presente Contrato. En consecuencia, su aplicación no otorga al cliente el derecho de rescindir o dar por terminado el contrato de manera anticipada sin los compromisos contractuales previamente asumidos.
3.3. CONDICIONES GENERALES DEL SERVICIO
La aceptación del presente documento conlleva que el/la CLIENTE:
- Ha leído, entiende y comprende lo expuesto en las Condiciones Particulares y Generales de Contratación.
- Que es una persona con capacidad suficiente para contratar.
- Que asume todas las obligaciones aquí dispuestas.
Mediante la firma del presente contrato ambas Partes se comprometen a cumplir con las presentes estipulaciones y con las obligaciones asumidas en las mismas. Este Contrato es vinculante desde su fecha de entrada en vigor y no podrá rescindirse con antelación si no se cumplen las condiciones establecidas en la Estipulación 3.4 relativa a la suspensión y resolución del Contrato.
3.3.1. Funcionamiento del servicio
Usted contrata los servicios especificados en el Presupuesto suscrito durante el periodo de vigencia estipulado en la Cláusula 3.1 de las presentes Condiciones Generales de Contratación.
En el dicho Presupuesto, se establecerán las Condiciones Particulares que rigen el funcionamiento del Servicio prestado por FORLOPD. Asimismo, en el dosier proporcionado, se establecerá el contenido de los Servicios prestados.
3.3.2. Uso correcto del servicio
El/la CLIENTE se compromete a utilizar el Servicio de conformidad con la Ley, la moral y las buenas costumbres generalmente aceptadas y el orden público, así como a abstenerse de emplear cualquiera de las funcionalidades del Servicio con fines o efectos ilícitos, lesivos de los derechos intereses de terceros, o que de cualquier forma puedan dañar, inutilizar, sobrecargar o deteriorar los Servicios que presta FORLOPD.
Es responsabilidad del/la CLIENTE garantizar que toda la información comunicada o transmitida al consultor de FORLOPD sea veraz, exacta y actualizada. En este contexto, es imperativo que los datos proporcionados reflejen la realidad de manera precisa. A los efectos oportunos, FORLOPD no se hace responsable por los problemas que puedan surgir como consecuencia del incumplimiento de la presente cláusula, eximiéndose de cualquier responsabilidad derivada de la inexactitud, falta de veracidad o desactualización de la información proporcionada por el/la CLIENTE.
Para garantizar el correcto funcionamiento del servicio, es imperativo que el/la CLIENTE colabore activamente proporcionando la información pertinente de manera oportuna. El incumplimiento de esta obligación por parte del/la CLIENTE eximirá al proveedor de cualquier responsabilidad relacionada con posibles demoras o deficiencias en la prestación del servicio.
La documentación facilitada al CLIENTE se limita a la utilización única por parte de la entidad contratante. En caso de que el/la CLIENTE haga uso indebido de dicha documentación, la comparta con terceros o la utilice para otras entidades, FORLOPD se reserva el derecho de tomar las acciones legales correspondientes para salvaguardar nuestros intereses y derechos contractuales.
3.4. SUSPENSIÓN Y RESOLUCIÓN DEL CONTRATO
El presente Contrato podrá ser resulto por las siguientes causas:
- En caso de impago, FORLOPD podrá declarar resuelto y extinguido el presente contrato y sus sucesivos anexos, sin necesidad de requerimiento alguno al CLIENTE y sin perjuicio de que pueda reclamar los importes debidos correspondientes a la cuota anual. El responsable del impago deberá abonar los intereses de demora devengados hasta el momento del pago efectivo de las cantidades adeudadas, así como también será responsable de los daños y perjuicios causados por el mismo.
Por su parte, el/la CLIENTE podrá dar por resuelto el contrato para casos de incumplimiento de las obligaciones de FORLOPD, en la ejecución del mismo.
- Al vencimiento de cualquier periodo preestablecido, cumpliendo con los plazos de preaviso establecidos en el presente Contrato, sin tener que justificar el motivo o prestar indemnización alguna.
- Por concurrencia de la circunstancia mencionada en la Cláusula 3.7 relativa a la negativa a seguir las instrucciones/recomendaciones de FORLOPD, así como por afectación negativa de la reputación de FORLOPD por causas imputables al CLIENTE.
- 4. Por mutuo acuerdo de las Partes plasmado por escrito.
3.5. PROTECCIÓN DE DATOS
Las Partes se comprometen a respetar en todo momento la legislación vigente en materia de protección de datos de carácter personal, en el contexto del presente Contrato.
En cumplimiento del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 y de la Ley n.º 58/2019, de 8 de agosto, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, las Partes tratarán los datos de carácter personal referentes a las personas firmantes de este contrato y/o los representantes de ambas sobre la base de su interés legítimo, y con la finalidad gestionar la relación comercial, así como para cumplir con las obligaciones que dimanen del mismo.
Los interesados podrán ejercer en cualquier momento los derechos de acceso, rectificación, supresión, y demás reconocidos en la normativa mencionada, dirigiéndose a la Parte que trata los datos en la dirección señalada en el encabezamiento de este contrato. Sin perjuicio de lo anterior, FORLOPD establece como canal para solicitar información adicional acerca del tratamiento de los datos personales, así como para ejercer los derechos anteriormente mencionados el correo electrónico sales@forlopd.pt.
A los efectos oportunos, se establece que los datos de los firmantes no serán cedidos a ningún tercero, salvo que sea estrictamente necesario para atender una obligación legal.
En relación con los datos personales a los que ambas partes acceden en virtud del presente contrato, las partes se obligan mutuamente a:
- Guardar la máxima confidencialidad sobre toda la información que se le proporcione o a la que tenga acceso como consecuencia de la ejecución del presente contrato/acuerdo.
- Custodiar e impedir el acceso a los datos e información titularidad de la otra parte por parte de terceros ajenos al presente contrato/acuerdo.
- Evitar la alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado a los datos personales aquí referenciados.
- Garantizar el nivel de seguridad correspondiente de acuerdo con la normativa en protección de datos
Mediante la firma del presente documento las partes declaran y garantizan que los datos aportados son verdaderos, exactos, completos y se encuentran actualizados; comprometiéndose ambas a informar de cualquier cambio respecto de estos, siendo estas las únicas responsables de los daños o perjuicios, tanto directos como indirectos, que pudieran ocasionarse como consecuencia del incumplimiento de la presente cláusula.
3.5.1. Encargo de tratamiento
Esta regulación no resulta aplicable al servicio de Canal de Denuncias, en este caso acudir al Anexo específico del servicio.
En virtud del contrato suscrito entre las Partes, es inherente que el ENCARGADO DEL TRATAMIENTO trate datos personales por cuenta del RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO. Por ello, en cumplimiento con lo dispuesto por el artículo 28 RGPD ambas partes acuerdan libremente regular el acceso y tratamiento de los datos de carácter personal de conformidad con las siguientes CLÁUSULAS:
- Tipo de datos. Para la ejecución de las prestaciones derivadas del cumplimiento del objeto de este encargo, el RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO pondrá a disposición del ENCARGADO DE TRATAMIENTO la información manifestada en el Anexo relativo al servicio contratado. Puede acceder al mencionado documento desde el apartado “Anexos” de las Condiciones de Contratación, cuyo enlace encontrará en el presupuesto.
- Obligaciones del Responsable:
- Verificar que el ENCARGADO DE TRATAMIENTO ofrece garantías suficientes para garantizar la protección de los derechos de los interesados.
- Entregar al ENCARGADO DE TRATAMIENTO los datos a los que se refiere la Cláusula anterior.
- Velar por el cumplimiento del RGPD por parte del ENCARGADO DE TRATAMIENTO y supervisar el tratamiento, incluida la realización de inspecciones y auditorías.
- Comunicar al ENCARGADO DEL TRATAMIENTO cualquier variación que se produzca en los datos de carácter personal facilitados, para poder actualizarlos.
- Atender los posibles derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición y todos aquellos reconocidos por el RGPD que se le puedan dirigir.
- Realizar, cuando sea pertinente, una EIPD.
- Obligaciones del Encargado:
- Utilizar los datos personales objeto del tratamiento, únicamente para la finalidad del encargo. En ningún caso podrá utilizar los datos para fines propios ni modificarlos, corregirlos y/o alterarlos sin autorización previa por escrito.
- Tratar los datos de acuerdo con las instrucciones dadas por el RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO. Si considera que alguna de las instrucciones infringe el RGPD o cualquier otra disposición en materia de protección de datos lo informará inmediatamente y sin dilación alguna al RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.
- Garantizar la fiabilidad de cualquier empleado, agente, contratista o cualquier otra figura que pueda tener acceso a los datos personales del RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, asegurando su compromiso de confidencialidad.
- No comunicar los datos a terceras personas, salvo que cuente con la autorización expresa del RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO o en los supuestos legalmente admisibles.
Por la presente, y con la finalidad de gestionar la formación programada en relación con los servicios prestados, se autoriza al ENCARGADO DE TRATAMIENTO a ceder, siempre que sea necesario, sus datos a la siguiente entidad:
| Razón Social / NIF | Contacto | Servicios | Ubicación (Servidores) |
| SERVIFORMA | SERVICIOS FORMATIVOS EN MATERIA LABORAL S.L., B88046487 | 963122868 | Gestión de Formación | Valencia |
- Mantener a disposición del RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, previa solicitud por escrito de éste, toda la documentación necesaria para acreditar el cumplimiento del RGPD.
- Llevar, por escrito, el registro de actividades exigido por el artículo 30 del RGPD.
- Proporcionar asistencia razonable al RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO con relación al tratamiento de los datos personales que trata por cuenta del RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.
- Seguridad de los datos personales. El ENCARGADO DEL TRATAMIENTO deberá implementar los procedimientos técnicos apropiados y medidas organizativas para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos, así como la resiliencia de los sistemas de tratamiento y los servicios; la restauración de la disponibilidad de los datos a consecuencia de incidentes; encriptar y seudonimizar los datos cuando ello sea posible, y verificar y valorar la efectividad de las medidas implantadas de forma regular.
- Subcontratación. El RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO autoriza la subcontratación por parte del ENCARGADO DEL TRATAMIENTO, en caso necesario, a la entidad;
| Razón Social / NIF | Contacto | Servicios | Ubicación (Servidores) |
| CIBER FORLOPD, S.L. B01752518 | 963122868 | Asesoramiento en materia de Ciberseguridad | Valencia (España) |
Corresponde al ENCARGADO DEL TRATAMIENTO regular la nueva relación con el SUBCONTRATISTA, de forma que el nuevo encargado quede sujeto a las mismas condiciones, obligaciones y con los mismos requisitos formales que él, en lo referente al adecuado tratamiento de los datos personales y a la garantía de los derechos de las personas afectadas.
En el caso de incumplimiento por parte del SUBCONTRATISTA, el ENCARGADO DEL TRATAMIENTO inicial seguirá siendo plenamente responsable ante el RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO en lo referente al cumplimiento de las obligaciones.
El ENCARGADO DEL TRATAMIENTO se compromete a informar al RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de cualquier cambio previsto en la incorporación o sustitución de otros encargados, con la antelación debida (cinco (5) días hábiles) y de forma fehaciente, dando así la oportunidad al RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de oponerse a dichos cambios.
Si con fecha posterior a la firma de este contrato, el ENCARGADO DEL TRATAMIENTO decidiera subcontratar otro servicio, deberá comunicar con una antelación de cinco días hábiles y por escrito al RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, para que este último pueda oponerse. La subcontratación únicamente podrá llevarse a cabo si el RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO manifiesta su aceptación en el plazo de cinco días desde la solicitud expresa del ENCARGADO DE TRATAMIENTO.
- Derechos del interesado. El ENCARGADO DEL TRATAMIENTO deberá notificar al RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, al correo electrónico proporcionado por el/la CLIENTE como medio de contacto, de manera inmediata y dentro del plazo de dos (2) días hábiles desde que recibiera la solicitud de un interesado con respecto al ejercicio de cualquiera de los derechos regulados en los artículos 15 a 22 RGPD, proveyendo al RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de los detalles, copias de la reclamación, comunicación, solicitud y cualquier otro dato que al respecto posea.
- Derecho a la información. Corresponde al RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO facilitar el derecho de información en el momento de la recogida de los datos. Si para la prestación del servicio objeto de este contrato, fuese necesario realizar la recogida de datos de carácter personal, el ENCARGADO DEL TRATAMIENTO deberá facilitar el derecho de información con arreglo a la normativa de protección de datos. En este caso, el ENCARGADO DEL TRATAMIENTO custodiará los formularios de recogida de datos (automatizados o no automatizados) y los tendrá a disposición del RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.
- Violaciones de seguridad. El ENCARGADO DEL TRATAMIENTO se obliga a notificar al RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, al correo electrónico proporcionado por el/la CLIENTE como medio de contacto, sin dilación indebida y, en cualquier caso, dentro de las veinticuatro (24) horas a partir del conocimiento o la sospecha razonable de una violación de seguridad de los cuales sean objeto los datos personales, especificando la naturaleza del incidente, la categoría y número de afectados, las posibles consecuencias sobre los mismos y las medidas tomadas o propuestas para abordar la situación. Si no es posible facilitar la información simultáneamente, deberá facilitarse de manera gradual sin dilación indebida.
- Transferencias internacionales de datos. El ENCARGADO DEL TRATAMIENTO se compromete a no tratar datos personales por cuenta del RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO ni permitir que ningún subencargado trate los datos personales en terceros países, a no ser que el RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO lo autorice por escrito con anticipación y mediante una enmienda al presente contrato. En dicho caso deberá estarse a lo estipulado en los artículos 45 y 46 del RGPD.
- Destino de los datos personales objeto de tratamiento. Extinguido por cualquier causa el Contrato principal, el ENCARGADO DEL TRATAMIENTO deberá, a elección del RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, devolver una copia completa de todos los datos personales tratados por cuenta suya, mediante transferencia segura de archivos en el formato que éste indique, o suprimir de manera segura todas las copias, BBDD, archivos temporales y cualquier otro tipo de soportes existentes en los que consten datos de carácter personal tratados por cuenta del RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.
A estos efectos, el ENCARGADO DEL TRATAMIENTO podrá retener aquellos datos de carácter personal tratados cuando dicha obligación surja de manera explícita por la legislación de la Unión Europea o de algún Estado miembro que aplique el Encargado, procediendo a la supresión cuando finalice el período indicado por dichas legislaciones.
3.6. PROPIEDAD INTELECTUAL E INDUSTRIAL
La empresa FORLOPD es propietaria y titular de todos los derechos de propiedad intelectual e industrial de los documentos facilitados al CLIENTE como consecuencia del cumplimiento del presente contrato. A título enunciativo: cláusulas, cartelería, políticas, protocolos, coletillas, avisos legales, contratos y demás documentos relacionados con la normativa vigente en protección de los datos personales y seguridad de la información.
Quedan expresamente prohibidas la reproducción, la distribución y la comunicación pública, incluida su modalidad de puesta a disposición, de la totalidad o parte de los contenidos facilitados por FORLOPD con fines comerciales, en cualquier soporte y por cualquier medio técnico, sin la autorización del TITULAR.
A estos efectos, FORLOPD se reserva el derecho a interponer cuantas acciones legales se consideren necesarias para hacer valer sus derechos.
3.7. RESPONSABILIDADES
FORLOPD se hace responsable de cuantos daños puedan ocasionarse y sean consecuencia directa de la prestación de sus servicios y de la actuación de sus empleados. FORLOPD tiene contratada una póliza de seguro de responsabilidad civil con la compañía FIDELIDADE, póliza n.º RC65529408, que cubre los posibles daños y perjuicios que pudieran ocasionarse.
Por el contrario, FORLOPD no se hace responsable de cuantos daños puedan ocasionarse y sean consecuencia directa o indirecta de la falta de información prestada por parte del/la CLIENTE, de la veracidad de la misma, o de su ocultación en relación a las circunstancias o tratamiento de datos llevados a cabo dentro de las instalaciones del/la CLIENTE y que afecten al cumplimiento de la normativa legal vigente y objeto de la prestación del servicio contratado.
En este contexto, FORLOPD garantiza la adecuación del/la CLIENTE a la normativa vigente en protección de datos solo durante la vigencia del Contrato.
FORLOPD no se hace responsable de las modificaciones realizadas por el/la CLIENTE sobre la documentación proporcionada, ni de la falta de aplicación o adecuación por parte del/la CLIENTE a las recomendaciones realizadas por FORLOPD.
En caso de que el/la CLIENTE decida no seguir las directrices de FORLOPD, el Departamento Jurídico elaborará un informe de situación detallado, que incluirá las recomendaciones/instrucciones previamente realizadas y reflejará la negativa del/la CLIENTE de seguir las mismas.
La asistencia jurídica proporcionada por FORLOPD en la prestación de sus servicios se limita exclusivamente a la vía administrativa. Sin perjuicio de lo anterior, en el caso de que el/la CLIENTE sea requerido por el organismo competente correspondiente a consecuencia de las acciones antedichas, la asistencia legal proporcionada por FORLOPD durante el procedimiento de requerimiento/sanción no se encontrará incluida en la prestación del servicio contratado y será presupuestada aparte.
En el caso de que el/la CLIENTE sea sancionado como resultado de acciones mencionadas anteriormente, y siempre que dicho resultado afecte negativamente a la reputación del prestador, FORLOPD se reserva el derecho a rescindir el contrato de servicios, así como a hacer público el mencionado informe, sin que ello pueda ser considerado como un quebrantamiento de las obligaciones de secreto profesional y confidencialidad derivadas de la relación contractual de las Partes.
3.8. CONFIDENCIALIDAD
En atención la naturaleza del Servicio contratado, FORLOPD durante la prestación del mismo puede recibir información confidencial o disponer de acceso o de potencial acceso a la misma. En este sentido se considera por información confidencial, toda la información relativa a: procesos de negocio, planes de marketing, planes estratégicos, clientes, proveedores know-how, métodos, análisis funcionales, código fuente, estudios de mercado, estadísticas, datos financieros, análisis de viabilidad, especificaciones técnicas, formulas, diseños, estudios, aquella afectada por el RGPD y toda aquella información que el CLIENTE no haya autorizado de modo explícito a FORLOPD su libre uso o difusión.
A estos efectos, FORLOPD solo hará uso de la información facilitada por CLIENTE en el ámbito de los Servicios prestados. En este sentido, FORLOPD se compromete a guardar el deber de secreto y mantener la confidencialidad de la información cedida, trasladando este deber a todas aquellas personas (empleados, personal subcontratado, becarios, etc.) o entidades que dispongan de acceso a esta información en el desarrollo de sus funciones y obligaciones en relación con los servicios prestados.
Las personas o entidades citadas en el párrafo anterior y que tengan acceso a información confidencial del/la CLIENTE en el marco de la prestación del servicio, no disponen de permiso para reproducir, modificar, publicar, difundir o comunicar a terceros dicha información sin previa autorización explícita del/la CLIENTE.
A su vez, FORLOPD se compromete a aplicar, tanto las medidas de seguridad exigibles por la legislación vigente, como las medidas de seguridad que aplicaría respecto a su propia información confidencial para garantizar la confidencialidad de la misma.
Sin perjuicio de lo reflejado en este acuerdo, tanto el/la CLIENTE como FORLOPD aceptan las siguientes exclusiones relativas al mantenimiento de la confidencialidad:
- Si la información es accesible a través de medios públicos en el momento de su cesión.
- Si la información es conocida por FORLOPD previo a la suscripción del este acuerdo, siempre y cuando no esté sujeta a la obligación de preservar su confidencialidad.
- Si la legislación vigente o un requerimiento judicial exige su difusión.
3.9. LEY APLICABLE Y JURISDICCIÓN
Estas condiciones se regirán o interpretarán conforme a la legislación portuguesa en aquello que no esté expresamente establecido. FORLOPD y el/la CLIENTE acuerdan someter cualquier controversia que pudiera suscitarse de la prestación del servicio objeto de este contrato, a los Juzgados y Tribunales de Lisboa.